مدیریت گردش کار فرم‌ها به عنوان یک قابلیت اصلی در طراحی تمامی سیستم‌هایی که توسط شرکت سبز داده‌افزار تولید شده‌اند مد نظر بوده است و به جرات می‌توان گفت که شرکت سبز داده‌افزار اولین و پرتجربه‌ترین شرکت در ایران در این حوزه بوده و تجارب مدیریت گردش کار را حتی قبل از تاسیس این شرکت داشته است. در بیش از دو دهه‌ی گذشته مدیریت گردش کار در سیستم‌های مختلف بهبود یافته است و مدل‌های مختلفی از آن تجربه شده است. تمامی فرم‌هایی که در GALEX ERP وجود دارند و فرم‌هایی که توسط GreenAGEX در سیستم ایجاد می‌شوند قابلیت گردش کاری دارند، علاوه بر این هر کاربر یک کارتابل و یا فهرست کارهای واحد برای تمامی فرم‌ها دارد که فهرست فرم‌هایی را نشان می‌دهند که از طریق کاربران دیگر به این فرد ارجاع شده‌اند و کاربر باید در مورد آن‌ها تصمیم بگیرد و کاری انجام دهد. مدیریت گردش کار فرم‌ها در سیستم به سه روش مختلف انجام می‌گیرد که در ادامه شرح آن‌ها آمده است.
گردش کار آزاد به گردش کاری گفته می‌شود که بر اساس محتوای فرم، کاربر تصمیم می‌گیرد که قدم بعدی در فرآیند اجرای کار چیست و کار به چه کسی باید ارجاع داده شود. مثال آن فوروارد کردن ایمیل‌ها و یا ارجاع نامه‌های وارده توسط کاربران در سیستم اتوماسیون اداری است. در GALEX ERP تمامی فرم‌های امکان گردش کار آزاد را دارند و کاربر از چارت سازمانی می‌تواند یک موقعیت سازمانی و یا یک فرد و یا یک گروه از افراد را به عنوان مقصد گردش کار انتخاب کند و فرم مورد نظر را به آن فرد ارسال نماید. موتور قوانین (Rule Engine) نرم‌افزار GreenAGEX که موتور برنامه‌سازی GALEX ERP است امکان این را برای برنامه‌سازان فراهم می‌کند که بر اساس قواعدی که بر روی محتوای هر یک از فرم‌ها حاکم است گردش کار آزاد برنامه‌ریزی شود و بر اساس مسیر مشخصی کار در کارتابل‌های افراد به چرخش و گردش در آید.
این نوع گردش کار، یک گردش کار از نوع فرآیندهای از پیش تعیین شده هستند. برای هر فرم راهبر سیستم با استفاده از امکاناتی در GreenAGEX وجود دارد می‌تواند یک فرآیند چند مرحله‌ای تایید و امضاء تعریف کند. در آن صورت وقتی یک کاربر فرمی را ثبت می‌کند و آن را تایید می‌کند کار به صورت خودکار در کارتابل فرد بعدی مجاز قرار می‌گیرد که باید آن را مورد تایید قرار دهد و یا اینکه آن را رد نماید.
برخی از فرآیندهای سازمانی برای انجام یک فعالیت، فرم‌ها و افراد مختلفی را درگیر می‌کنند و بر اساس قواعد گسترده‌تر و پیچیده‌تری اجرا می‌شوند و در هر مرحله فعالیتی به صورت خودکار و یا توسط کاربر بر روی فرم‌ها انجام می‌گیرد و مسیر انجام کار بر اساس قواعد آن فرآیند تغییر می‌کند. برای پشتیبانی و اجرای چنین فرآیندهای پیچیده‌ای، از تعریف گرافیکی فرآیند با استفاده از نماد BPMN(Bussiness Process Management Notation) در GALEX ERP می‌توان استفاده کرد و فرآیند را تعریف نمود. مدیریت گردش کار GALEXERP امکان اجرای این نوع فرآیندها را که بر اساس استاندارد مزبور توسط ابزارهای GreenAGEX ترسیم می‌شود را دارد. از دیگر قابلیت‌های مدیریت گردش کار در GALEX ERP ردگیری (Tracking) گردش کار است. بر روی هر یک از فرم‌های موجود در فهرست کار و یا کارتابل فرد می‌توان مسیری که فرم از آغاز طی نموده است تا به دست کاربر برسد را به صورت گرافیکی مشاهده کرد.
مدیران هر یک امکان نظارت بر کارتابل افراد زیر مجموعه‌ی خود دارند و با اجرای گردش کار آماری از گلوگاه‌های سازمانی به دست می‌آید. به عنوان مثال می‌توان متوسط زمان توقف کار در کارتابل هر یک از افراد را به عنوان یکی از شاخص‌های عملکرد افراد و یا پیدا کردن گلوگاه‌های کاری در سازمان استفاده نمود. از دیگر امکاناتی که مدیریت گردش کار در اختیار سازمان قرار می‌دهد سرعت رسیدگی به امور و انجام کارهای تیمی و گروهی، افزایش تعامل افراد در بستر الکترونیک و شفاف سازمانی است. فراگیری مدیریت گردش کار به تمامی فرم‌های سازمانی قابلیت بسیار بزرگی است که نباید آن را نادیده گرفت. این امکان بهره‌وری سازمان را در درازمدت افزایش چشمگیری می‌دهد و انجام فعالیت‌های سربار اداری را کاهش می‌دهد.